Kulturraum Berlin gGmbH sucht neue Kolleg*in: Prozessmanager*in Arbeitsraumprogramm
Die Kulturraum Berlin gGmbH (KRB) sucht ab sofort eine*n
Prozessmanager*in Arbeitsraumprogramm – Kulturelle Nutzung und Raumvergabe (m/w/d)
Vergütung: 9b TV‑L (West), befristet bis März 2026, eine Entfristung ist geplant
Besetzbar: ab sofort
Arbeitszeit: 39,4 h/Woche (Teilzeit ist möglich)
Kennzahl: 06/2023
Über uns:
Die Kulturraum Berlin gGmbH (KRB) ist eine vom Land Berlin geförderte Organisation, die Räume für Kultur sichert und schafft. Wir wurden 2020 als Tochter der öffentlich-rechtlichen Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung gegründet.
Wir setzen unseren Fokus auf nachhaltige und szenenahe Raumkonzepte für kulturelle Nutzung in Berlin. Für uns stehen die Bedarfe der Nutzer*innen, d.h. der Kunst- und Kulturschaffenden der Freien Szene Berlin, im Vordergrund.
Wir sind u. a. für die operativen Aufgaben im Arbeitsraumprogramm des Landes Berlin (ARP) zuständig. Wir sind ein Team von aktuell 15 Mitarbeitenden und kooperieren mit verschiedenen Partner*innen aus der Freien Szene Berlins, aus der Verwaltung und Immobilienwirtschaft. Weitere Infos hier: https://www.kulturraum.berlin
Ihre Aufgaben
- Sie sind verantwortlich für die Schnittstellen des kulturfachlichen Teams zu den anderen Arbeitsbereichen der KRB und gewährleisten den reibungslosen Ablauf aller Prozesse bis zur Vermietung der Räume im Arbeitsraumprogramm
- Sie sind verantwortlich für die Modellierung, Planung, Begleitung und Umsetzung von Prozessen für die Vergabe von Räumen und kulturfachliche Prozesse im ARP (z. B. Bedarfserhebungen, Förderrichtlinien, Nutzungskonzepte usw.):
- Sie haben alle Prozesse, Zeitabläufe und Fristen im Blick und stellen sicher, dass alle Informationen rechtzeitig zur Verfügung stehen und alle Kolleg*innen und Kooperationspartner*innen rechtzeitig informiert und in der Lage sind, ihre Aufgaben zu übernehmen.
- Sie planen in enger Abstimmung mit den Teams Immobilien und Kommunikation die Raumvergaben und bereiten die Ausschreibung von Räumen vor.
- Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung und organisatorische Durchführung der Sitzungen der Vergabebeiräte (Terminmanagement, Tagesordnung, Protokoll, Abrechnung usw.).
- Sie sind verantwortlich für das Projektmanagement (Zeitplan, Finanzübersicht, Terminabstimmung usw.) von kulturfachlichen Prozessen, z.B. Konzeption Förderprogramm, Stakeholderdialoge, neue Projekte.
- Sie pflegen die Digitale Landschaft für das Arbeitsraumprogramm für den kulturfachlichen Bereich (Informationen zu Standorten, Eingabe der Ergebnisse der Raumvergaben, Controlling Mietlaufzeiten und Überprüfung von Förderkriterien, Statistikerhebung und ‑pflege usw.).
- Sie begleiten die Bewerbungsverfahren auf ausgeschriebene Räume (Prüfung der eingehenden Bewerbungen auf formale Richtigkeit, Organisation und Koordination der Besichtigungen, Kommunikation mit und Beratung von Bewerber*innen, Zu- und Absagen nach Entscheidung der Vergabebeiräte etc.).
- Sie bereiten Informationsveranstaltungen vor in Absprache mit unseren Kooperationspartner*innen und nehmen bei Bedarf teil (Terminkoordination, Reservierung von Räumen, schreiben und versenden von Protokollen, Einladungsmanagement etc.).
- Sie erstellen Vorlagen, z. B. Anschreiben oder Rechnungen und sind verantwortlich für Dokumentation und Ablage.
- Sie übernehmen die vorbereitende Buchhaltung für den Arbeitsbereich (Vorkontierung, Freigaben).
- Sie sind erste Ansprechperson für den Arbeitsbereich für Bewerber*innen, Mieter*innen, Kooperationspartner*innen oder Dienstleister (Telefon, E‑Mail und Post) und erledigen die Aufgaben bzw. leiten die Anliegen an die zuständigen Kolleg*innen weiter.
- Sie koordinieren die Zuarbeit des Bereichs für die Berichterstattung und die Vorbereitung von Gremien (z.B. Aufsichtsrat, Beirat).
- Sie unterstützen das Team des Bereichs Immobilien sowie bei Bedarf das gesamte Team der KRB bei der Büroorganisation oder der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen.
Formale Anforderungen:
- Abgeschlossenes einschlägiges Hochschulstudium mit Bachelor-Abschluss (z. B. Kulturmanagement, künstlerische Ausbildung oder Verwaltungswissenschaft oder ‑management) oder gleichwertige Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Projektmanagement
- Erste Berufserfahrung
Sie bringen mit:
- Gute Kenntnisse im Prozessmanagement und der allgemeinen Verwaltung (Planung, Controlling, Budgetierung, vorbereitende Buchhaltung)
- Gute Kenntnisse in der Kommunikation in verschiedenen Teams (intern und extern)
- Gute Kenntnisse im Bereich Datenmanagement und Dokumentation
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (viele Künstler*innen sprechen kein Deutsch)
- Sicherer Umgang mit MS Office (v. a. Word, Excel, Outlook)
- Erfahrung in der Datenbankorganisation und mit der Datenpflege und Projektmanagement-Software
- Eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise
- Diversitätskompetenz, migrationsgesellschaftliche Kompetenz und Sozialkompetenz oder die Bereitschaft, sich in diesen Bereichen kontinuierlich weiter zu qualifizieren
- Konstruktiver, wertschätzender und teamorientierter Arbeitsstil
Außerdem freuen wir uns über:
- Kenntnisse über die Berliner Kulturlandschaft insbesondere der Freien Szene
- Kenntnisse der Kulturförderung
- Kenntnisse im Bereich Immobilien- und Stadtentwicklung in Berlin
Wir bieten:
- Einen Arbeitsvertrag mit Vergütung nach 9b TV‑L (West)
- Betriebliche Altersvorsorge bei der VBL (West)
- Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
- Gestaltungsfreiräume
- Flexible Arbeitszeiten nach Gleitzeitmodell
- Möglichkeit zur teilweisen mobilen Arbeit
- Möglichkeit zur macht- und diskriminierungskritischen Supervision
- Regelmäßige Weiterbildungen zu Antidiskriminierung
- Möglichkeit zu stellenbezogenen Weiterbildungen
- Zuschuss für ein BVG-Firmenticket
Für die Kulturraum Berlin gGmbH hat eine diskriminierungskritische Arbeitsumgebung hohe Priorität. Wir streben an, die gesellschaftliche Vielfalt (Diversität) der Stadt auch innerhalb des Teams widerzuspiegeln. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Personen mit Diskriminierungs- und Marginalisierungserfahrung (z.B. Personen mit Behinderung, Personen mit Rassismuserfahrungen und/oder LGBTIQ*).
Gerne kommen wir mit Ihnen darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen. Es gibt bei uns eine AGG-Beschwerdestelle (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) sowie Beratungsstrukturen.
Ihre Bewerbung:
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben (Motivation für Ihre Bewerbung für diese Stelle bei der KRB), tabellarisch abgefasstem Lebenslauf und relevanten Zeugnissen in einem zusammenhängenden PDF bis zum 30. Mai 2023 an jobs@kulturraum.berlin. Ein Bewerbungsfoto ist nicht erforderlich.
Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der 23. KW 2023 (ab 08.06.2023) statt.
Bitte richten Sie etwaige Rückfragen zur Stelle oder zum Prozess ausschließlich per Mail an: jobs@kulturraum.berlin.
Ansprechpartnerin für Fragen zum Aufgabengebiet und zum Bewerbungsverfahren: Tatjana Kaube
Für Rückfragen zum Thema Barrieresituation können Sie sich gerne an unsere Koordinatorinnen der Geschäftsstelle wenden: kontakt@stiftungkwk.berlin oder T +49 (0)30 3030444–10 (montags bis donnerstags 10:00–14:00 Uhr)
Informationen zum Datenschutz für Bewerber*innen sind in unserer Datenschutzerklärung zu finden.