Wir suchen Verstärkung: Mitarbeiter*in Empfang und Büroorganisation
Die Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung – Stiftung öffentlichen Rechts sucht ein(e)
Mitarbeiter*in Empfang und Büroorganisation (m/w/d)
Vergütung: 4 TV‑L (West), befristet bis 31.07.2029, eine Verstetigung der Stelle wird angestrebt
Arbeitszeit: 30 — 39,4 h/Woche
Bewerbungsfrist: 30.06.2024
Besetzbar: 01.08.2024
Kennzahl: 08/2024
Über uns:
Seit 2020 fungiert die Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung (SKWK) als Trägerin für vier Initiativen, die für mehr Chancengerechtigkeit in der Berliner Kulturlandschaft eintreten und den gesellschaftlichen und kulturpolitischen Diskurs zu diesem Thema aktiv mitgestalten. Ziel der Stiftungstätigkeit ist es, den Kulturbereich in Bezug auf Programm, Personal, Publikum und seinen Zugängen genauso divers zu entwickeln wie unsere demokratische Gesellschaft es bereits ist.
Als Organisation liegen uns der modellhafte Charakter unserer Arbeit sowie der Aufbau von prozessorientierten und diskriminierungskritischen Good-Practice-Strukturen besonders am Herzen.
Diversity Arts Culture (DAC)
Diversity Arts Culture fördert Diversität, indem es Kulturinstitutionen und die Kulturverwaltung berät, Kulturschaffende qualifiziert, von Diskriminierung betroffene Kulturschaffende empowert und die Erhebung von Gleichstellungsdaten beauftragt.
Institut für Kulturelle Teilhabeforschung (IKTf)
Das Institut für Kulturelle Teilhabeforschung (IKTf) erforscht, welche Bedingungen Kulturelle Teilhabe begünstigen oder verhindern. Als unabhängige Forschungseinrichtung liefert das IKTf Kultureinrichtungen, Kulturpolitik und ‑verwaltungen umfassendes Basiswissen für die datenbasierte Entwicklung ihrer Teilhabe-Strategien.
kultur_formen
Der Arbeitsbereich kultur_formen besteht aus dem Berliner Projektfonds Kulturelle Bildung, dem Berliner Projektfonds Urbane Praxis, Veranstaltungs- und Qualifizierungsprogrammen sowie der digitalen Community-Plattform Kubinaut. Im Zentrum stehen die Förderung und Vernetzung von Projekten an der Schnittstelle von Kunst, Kultur, Jugend, Bildung und Stadtgesellschaft.
servicezentrum musikschulen | szm
Das servicezentrum musikschulen│szm hat zum Ziel, die Interessen der Berliner*innen in Bezug auf Musikschule in den Blick zu nehmen und die öffentlichen Berliner Musikschulen durch eine stärkere gesamtstädtische Abstimmung des Angebots hinsichtlich Intensität, Zugänglichkeit und Qualität zu fördern. Synergien zwischen den Musikschulen sollen gehoben und zeitgleich eine Entlastung im Bereich der zentralen Services erreicht werden.
Stiftungsdach
Das Stiftungsdach bildet das Rückgrat der Stiftung und versorgt als interner Dienstleister die vier Arbeitsbereiche der SKWK (rund 70 Mitarbeitende) sowie die 100 %ige Tochtergesellschaft Kulturraum Berlin gGmbH (rund 20 Mitarbeitende) mit allen administrativen Leistungen, wie Finanzbuchhaltung, Personalverwaltung, Vertragsmanagement/Beschaffung, IT und Controlling. Zudem koordiniert der Bereich die Zusammenarbeit mit dem Zuwendungsgeber, den externen Dienstleister*innen zur Rechts- und Steuerberatung und der Wirtschaftsprüfung sowie mit dem Lohnbüro.
Das Stiftungsteam vereint Expert*innen verschiedener beruflicher Kontexte – von Antidiskriminierung und Inklusion über Forschung und Konzeptentwicklung bis hin zu Kulturförderung, ‑management, Digitalisierung und Prozessbegleitung.
Alle Arbeitsbereiche und Mitarbeitenden arbeiten selbständig und haben große Gestaltungsspielräume. Diese Arbeitsweise entspricht der Vision der Stiftung; außerdem haben Diskriminierungsschutz und der kontinuierliche Aufbau von Diversitäts- und migrationsgesellschaftlicher Kompetenz in der Belegschaft einen hohen Stellenwert.
Ihre Aufgaben:
Empfang und Poststelle
- Sie betreuen den Empfang und die Besucher*innen in der Geschäftsstelle in unseren Räumlichkeiten am Spandauer Damm 19, 14059 Berlin.
- Sie sind für die Organisation der zentralen Poststelle (Postein- und ausgang) zuständig.
- Sie betreuen die zentralen Stiftungseinwahlnummern inkl. Erteilung einfacher Telefonauskünfte.
- Sie übernehmen die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (z.B. Hausmeisterservice, Reinigungsservice, Stromlieferant, Schlüsseldienst usw.).
- Sie sind die zentrale Erstanlaufstelle zu organisatorischen Fragen rund um den laufenden Bürobetrieb für alle Mitarbeitenden.
Verwaltung zentraler Ressourcen:
- Sie sind für die Sicherstellung der Ausstattung der Arbeitsplätze, Serviceflächen (Küchen, Sanitärbereich usw.) sowie Veranstaltungs- und Meetingräume, Einrichtung der Arbeitsplätze (Hardware) zuständig.
- Sie ermitteln Bedarfe (z.B. Büro- und Verbrauchsmaterialien, Mängelanzeigen, Reinigungs- oder Reparaturbedarf, Haustechnik, IT-Zubehör etc.).
- Sie geben Arbeitsmaterialien aus: Büro- und Verbrauchsmaterialien, Technik.
- Sie arbeiten bei der Vorbereitung und Durchführung von einfachen Standard-Beschaffungen von Büro- und Verbrauchsmaterialien, IT-Zubehör zu.
Sekretariat und Büro- und Veranstaltungsorganisation
- Sie kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung der Meeting- und Veranstaltungsräume.
- Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen durch administrative Abwicklung des Teilnehmendenmanagements, Zusammenstellen von Unterlagen nach Anweisung, Betreuung von Veranstaltungen vor Ort inkl. administrative Nachbereitung (Erstellen von Zertifikaten, Pflege von Teilnahmelisten usw.).
- Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben zur Unterstützung der Mitarbeitenden des Stiftungsdachs, wie die Aufbereitung von Daten in Excellisten oder die Erstellung von Serienbriefen nach Anleitung des*r zuständigen Mitarbeiter*in
Formale Anforderungen:
- Keine
Sie bringen mit:
- Wertschätzende und konstruktive Kommunikation im Team und mit externen Partner*innen
- Kenntnisse in MS 365 (v. a. Word, Excel, Outlook, Teams) sowie in gängiger Software im Aufgabengebiet
- Wertschätzender, kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
- Diversitätskompetenz, migrationsgesellschaftliche Kompetenz und Sozialkompetenz sowie die Bereitschaft, sich in diesen Bereichen kontinuierlich weiter zu qualifizieren
- Erfahrung im Umgang mit heterogenen Teams und einer konsensorientierten Arbeitsweise
- Selbstständige Arbeitsweise und Organisationstalent
- Verantwortungsbereitschaft und Aufgeschlossenheit
- Gute Deutschkenntnisse
Außerdem freuen wir uns über:
- Englischkenntnisse oder Kenntnisse einer anderen Fremdsprache
- Interesse an der Arbeit im Kultur‑, Bildungs- und/oder Antidiskriminierungsbereich
Wir bieten:
- Einen befristeten Arbeitsvertrag mit Vergütung nach TV‑L (West)
- Betriebliche Altersvorsorge bei der VBL (West)
- Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
- Möglichkeit zur macht- und diskriminierungskritischen Supervision
- Regelmäßige Weiterbildungen zu Antidiskriminierung
- Möglichkeit zu stellenbezogenen Weiterbildungen
- Zuschuss zu BVG-Firmenticket
Für die Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung hat eine diskriminierungskritische Arbeitsumgebung hohe Priorität. Wir streben an, die gesellschaftliche Vielfalt (Diversität) der Stadt auch innerhalb des Teams widerzuspiegeln. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Personen mit Diskriminierungs- und Marginalisierungserfahrung (z.B. Personen mit Behinderung, Personen mit Rassismuserfahrung und/oder LGBTIQ*).
Gerne kommen wir mit Ihnen darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen. Es gibt bei uns eine AGG-Beschwerdestelle sowie Beratungsstrukturen und einen Personalrat.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, tabellarisch abgefasstem Lebenslauf und relevanten Zeugnissen – vorzugsweise als zusammenhängende PDF-Datei – bis zum 30.06.2024 an: jobs@stiftungkwk.berlin. Ein Bewerbungsfoto ist nicht erforderlich.
Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der 28./29. KW 2024 (zwischen 10.07.–19.07.2024) statt.
Bitte richten Sie etwaige Rückfragen zur Stelle oder zum Prozess an: jobs@stiftungkwk.berlin oder T +49 (0)30 3030444–16. Ansprechpartnerin für Fragen zum Aufgabengebiet und zum Bewerbungsverfahren: Izabela Orciari.
Informationen zum Datenschutz für Bewerber*innen sind in unserer Datenschutzerklärung zu finden.